La base de donnees économiques, sociales et environnementales (BDESE), anciennement denommee base de donnees économiques et sociales (BDES), constitue un outil central du dialogue social en entreprise. Creee par la loi de securisation de l’emploi du 14 juin 2013 et profondement reformee par les ordonnances de 2017 puis par la loi Climat et Resilience du 22 aout 2021, la BDESE rassemble l’ensemble des informations necessaires aux consultations et informations recurrentes du comite social et économique (CSE). Cet article presente en detail le contenu obligatoire de la BDESE, ses modalites de mise a jour, les droits d’acces des élus et les obligations de l’employeur.
Le fondement legal de la BDESE
L’article L. 2312-18 du Code du travail constitue la pierre angulaire du dispositif. Il dispose qu’ »une base de donnees économiques, sociales et environnementales rassemble l’ensemble des informations necessaires aux consultations et informations recurrentes que l’employeur met a disposition du comite social et économique ». La BDESE est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 50 salaries disposant d’un CSE exerçant les attributions de la delegation du personnel.
Les informations contenues dans la BDESE comportent en particulier l’ensemble des indicateurs relatifs a l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les ecarts de remuneration et de repartition entre les femmes et les hommes parmi les cadres dirigeants et les membres des instances dirigeantes, ainsi que les informations sur la methodologie et le contenu des indicateurs de l’index égalité professionnelle prevus a l’article L. 1142-8 du Code du travail.
Le contenu obligatoire : les indicateurs prevus par voie reglementaire
A defaut d’accord collectif
En l’absence d’accord collectif definissant le contenu de la BDESE, ce sont les dispositions reglementaires qui s’appliquent. L’article R. 2312-8 du Code du travail fixe le contenu de la BDESE pour les entreprises de moins de 300 salaries, et l’article R. 2312-9 pour les entreprises d’au moins 300 salaries. Ces articles prevoient des indicateurs organises autour de grandes thematiques.
Pour les entreprises d’au moins 300 salaries, les rubriques obligatoires comprennent : l’investissement social (evolution des effectifs, formation professionnelle, conditions de travail), l’investissement materiel et immateriel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, les fonds propres, endettement et impots, l’ensemble des elements de la remuneration des salaries et dirigeants, les activites sociales et culturelles, la remuneration des financeurs, les flux financiers a destination de l’entreprise, ainsi que les consequences environnementales de l’activite de l’entreprise.
Pour les entreprises de moins de 300 salaries, le contenu est similaire mais certains indicateurs sont simplifies ou allegos. L’objectif est d’adapter les obligations d’information a la taille et aux moyens de l’entreprise, tout en garantissant aux élus une information suffisante pour exercer leurs attributions.
En presence d’un accord collectif
L’article L. 2312-21 du Code du travail permet de definir par accord d’entreprise majoritaire ou, a defaut, par accord entre l’employeur et le CSE adopte a la majorite des membres titulaires, l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE. L’accord peut ainsi adapter les indicateurs aux specificites de l’entreprise, ajouter des thematiques pertinentes ou preciser le niveau de detail attendu. La seule limite est que l’accord doit comporter au minimum les themes suivants : l’investissement social et materiel, l’égalité professionnelle, les fonds propres, la remuneration des salaries et dirigeants, la representation du personnel et les activites sociales et culturelles, la remuneration des financeurs, les flux financiers, et les consequences environnementales.
La periode couverte par les informations
L’article R. 2312-7 du Code du travail precise que les informations figurant dans la BDESE portent sur les deux annees precedentes et l’annee en cours, et integrent des perspectives sur les trois annees suivantes. Ces perspectives sont presentees sous forme de donnees chiffrees ou, a defaut, de grandes tendances. L’employeur doit donc non seulement fournir des donnees historiques mais egalement des projections, ce qui confere a la BDESE une dimension prospective essentielle pour eclairer les consultations du CSE.
A noter : En presence d’un accord collectif, les parties peuvent convenir d’une periodicite differente, sous reserve de couvrir au minimum l’annee en cours et les deux annees precedentes.
La mise a disposition et la valeur de communication
L’article L. 2312-18, alinea 3 du Code du travail dispose que « les elements d’information transmis de maniere recurrente au comite sont mis a la disposition de leurs membres dans la base de donnees et cette mise a disposition actualisee vaut communication des rapports et informations au comite ». Cette disposition est fondamentale : la mise a disposition des informations dans la BDESE vaut communication au CSE au sens de la loi. L’employeur n’est donc pas tenu de transmettre separement les rapports et informations qui figurent dans la base, des lors que celle-ci est regulierement mise a jour et accessible aux élus.
La Cour de cassation a toutefois apporte des precisions importantes sur cette equivalence. Elle a juge que la mise a disposition dans la BDESE ne vaut communication que si la base est effectivement actualisee et si les élus sont informes de cette mise a disposition (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 21-25.748). A defaut, le point de depart du delai de consultation ne court pas et la procedure de consultation peut etre suspendue.
Le droit d’acces des élus et des delegues syndicaux
Les beneficiaires de l’acces
L’article L. 2312-36 du Code du travail prevoit que la BDESE est accessible en permanence aux membres de la delegation du personnel du CSE, ainsi qu’aux delegues syndicaux. Cet acces est un droit permanent et non limite dans le temps : les élus doivent pouvoir consulter la BDESE a tout moment, sans avoir a justifier d’un motif particulier. L’acces doit etre effectif et ne peut etre conditionne a une demande prealable de l’elu aupres de l’employeur.
Le format de la BDESE
L’article R. 2312-11 du Code du travail prevoit que la BDESE est tenue a la disposition des personnes mentionnees a l’article L. 2312-36 sur un support informatique, ou selon d’autres modalites en cas d’accord collectif. Dans les entreprises d’au moins 300 salaries, la BDESE doit obligatoirement etre constituee sur un support informatique. Dans les entreprises de moins de 300 salaries, l’employeur peut choisir de constituer la BDESE sur support papier, sauf si un accord collectif en dispose autrement.
En pratique, la grande majorite des entreprises optent pour un support numerique (plateforme en ligne, repertoire partage securise, logiciel dedie, etc.), qui facilite la mise a jour et l’acces permanent des élus. L’employeur doit veiller a ce que le support retenu permette un acces effectif, sans difficultes techniques excessives.
L’obligation de confidentialite
L’article L. 2312-36, alinea 2 du Code du travail prevoit que les personnes ayant acces a la BDESE sont tenues a une obligation de discretion a l’egard des informations contenues dans la base de donnees qui revetent un caractere confidentiel et sont presentees comme telles par l’employeur. L’employeur doit indiquer clairement quelles informations sont confidentielles et preciser la duree du caractere confidentiel de ces informations.
Cette obligation de confidentialite doit etre proportionnee. La Cour de cassation a rappele que l’employeur ne peut classer l’integralite des informations de la BDESE comme confidentielles, au risque de priver les élus de la possibilite d’exercer utilement leur mandat (Cass. soc., 1er juin 2023, n° 21-23.393). La confidentialite doit porter sur des informations specifiques dont la divulgation serait objectivement de nature a nuire aux interets de l’entreprise (donnees financieres detaillees, projets strategiques non publics, informations nominatives, etc.).
Rappel : La violation de l’obligation de discretion par un elu peut constituer une faute susceptible de sanctions, mais ne peut en aucun cas justifier la suspension ou la limitation de son droit d’acces a la BDESE.
La mise a jour de la BDESE : une obligation permanente
L’employeur est tenu de mettre a jour regulierement la BDESE. Cette mise a jour doit etre suffisamment frequente pour que les informations contenues dans la base soient pertinentes et actuelles au moment des consultations du CSE. En pratique, la mise a jour doit intervenir au minimum avant chaque consultation recurrente du CSE (orientations strategiques, situation économique et financiere, politique sociale et conditions de travail).
La Cour de cassation a juge que le defaut de mise a jour de la BDESE peut constituer un delit d’entrave au fonctionnement du CSE (Cass. soc., 10 novembre 2021, n° 19-20.123). L’employeur qui ne met pas a jour la base s’expose a des poursuites penales et a la suspension de la procedure de consultation par le juge des referes. En outre, le CSE peut refuser de rendre son avis tant que la BDESE n’est pas suffisamment renseignee.
La dimension environnementale de la BDESE
La loi Climat et Resilience n° 2021-1104 du 22 aout 2021 a ajoute la dimension environnementale a la BDESE, qui est devenue la BDESE (anciennement BDES). L’article R. 2312-8, 9° du Code du travail prevoit que la BDESE doit comporter des informations relatives aux consequences environnementales de l’activite de l’entreprise. Ces informations couvrent la politique generale en matiere environnementale, l’economie circulaire et la prevention et la gestion de la production de dechets, ainsi que le changement climatique.
En pratique, le contenu de cette rubrique environnementale varie considerablement selon le secteur d’activite et la taille de l’entreprise. Les entreprises soumises a l’obligation de publier un bilan carbone ou un rapport de durabilite peuvent s’appuyer sur ces documents pour alimenter cette rubrique de la BDESE. Pour les autres, un effort de collecte et de structuration des donnees environnementales est necessaire.
La BDESE constitue ainsi un outil incontournable du dialogue social, dont la bonne tenue conditionne la qualite des consultations du CSE et, plus largement, la confiance entre l’employeur et les representants du personnel. Sa mise en place et sa mise a jour reguliere requierent une organisation rigoureuse et une bonne comprehension des obligations legales et reglementaires.
