Lundi matin, 8h15. Vous recevez un SMS de votre salarié : « Bonjour, je suis en arrêt maladie, je vous envoie le justificatif. » Que devez-vous faire exactement ? Quels sont vos délais ? Quelles erreurs pourraient vous coûter cher ? Cette fiche réflexe vous guide pas à pas.
La situation : ce qui déclenche vos obligations
Un salarié peut tomber malade à tout moment. Dès qu’il vous informe de son arrêt, une mécanique administrative se met en route. Peu importe le mode de communication (téléphone, SMS, e-mail), ce qui compte c’est la réception du certificat médical.
Le salarié dispose de 48 heures pour envoyer son arrêt de travail à la CPAM (volets 1 et 2) et à vous (volet 3). S’il utilise la télétransmission via son médecin, la CPAM reçoit l’information automatiquement, mais vous devez toujours recevoir le volet employeur.
Que faire immédiatement : vos 5 actions dans les 48 heures
1. Vérifier la réception de l’arrêt de travail
Assurez-vous d’avoir reçu le volet 3 (volet employeur) dans les 48 heures suivant l’arrêt. Si ce n’est pas le cas, relancez votre salarié par écrit (e-mail ou courrier). Un arrêt non transmis peut justifier une retenue sur salaire, mais jamais une sanction disciplinaire pour la maladie elle-même.
2. Établir l’attestation de salaire pour la CPAM
C’est votre obligation principale. Vous devez transmettre à la CPAM une attestation de salaire qui permettra le calcul des indemnités journalières. Depuis 2022, cette transmission se fait obligatoirement par voie dématérialisée (DSN ou net-entreprises.fr) pour les entreprises de toutes tailles.
3. Vérifier vos obligations de maintien de salaire
Après 1 an d’ancienneté et un délai de carence de 7 jours, vous devez compléter les indemnités journalières de la Sécurité sociale. Le maintien est de 90 % du salaire brut pendant 30 jours, puis 66,66 % pendant les 30 jours suivants. Ces durées augmentent avec l’ancienneté. Vérifiez aussi votre convention collective : elle prévoit souvent des conditions plus favorables.
4. Gérer la subrogation (si applicable)
Si vous pratiquez la subrogation, vous versez l’intégralité du salaire maintenu au salarié et percevez directement les IJSS de la CPAM. Vérifiez si votre convention collective l’impose ou si c’est un usage dans votre entreprise.
5. Organiser le remplacement si nécessaire
Si l’absence perturbe le fonctionnement de l’entreprise, vous pouvez recruter un CDD de remplacement. Attention : le motif du CDD doit être précisément rédigé (« remplacement de M./Mme X, absent(e) pour maladie »).
Les étapes détaillées de la procédure
Voici le calendrier type à respecter :
Jour 1 : Réception de l’information (SMS, appel). Notez la date et l’heure. Demandez la transmission rapide du volet 3.
Jour 1 à 3 : Réception du volet 3. Vérifiez les dates de début et de fin d’arrêt, les éventuelles sorties autorisées, et les heures de présence obligatoire au domicile (9h-11h et 14h-16h sauf sorties libres).
Jour 1 à 5 : Transmettez l’attestation de salaire via la DSN (signalement d’arrêt de travail). Ce signalement déclenche le versement des IJSS par la CPAM.
Pendant l’arrêt : Maintenez le lien administratif. En cas de prolongation, le salarié doit vous transmettre chaque nouvel arrêt dans les 48 heures. Relancez si nécessaire.
Retour du salarié : Si l’arrêt dure plus de 30 jours, une visite médicale de reprise auprès du médecin du travail est obligatoire. Elle doit avoir lieu dans les 8 jours suivant la reprise effective.
Les pièges à éviter absolument
Piège n°1 : contacter le salarié pour des questions professionnelles. Pendant un arrêt maladie, le contrat est suspendu. Appeler votre salarié pour lui demander un mot de passe, un dossier ou un contact client constitue une faute. Le salarié pourrait demander des dommages et intérêts.
Piège n°2 : oublier la visite de reprise. Après un arrêt de 30 jours ou plus, le salarié ne peut pas reprendre son poste sans visite médicale de reprise. S’il se blesse en travaillant sans cette visite, votre responsabilité sera engagée.
Piège n°3 : licencier pendant l’arrêt maladie. Sauf faute grave ou impossibilité de maintenir le contrat pour un motif étranger à la maladie, tout licenciement pendant un arrêt maladie est considéré comme discriminatoire. Les sanctions sont lourdes : nullité du licenciement et réintégration possible.
Piège n°4 : ignorer un arrêt suspect. Si vous doutez de la réalité de l’arrêt, vous avez le droit d’organiser une contre-visite médicale par un médecin de votre choix. Si le salarié refuse la visite ou si le médecin constate l’absence de justification médicale, vous pouvez suspendre le maintien de salaire complémentaire.
Exemple concret : le cas de Sophie, gérante d’un salon de coiffure
Sophie emploie 4 salariées. L’une d’elles, Camille, l’appelle un mardi matin pour lui dire qu’elle est en arrêt. Sophie reçoit le volet 3 par courrier le jeudi. Elle transmet l’attestation de salaire via son logiciel de paie le vendredi. Camille a 3 ans d’ancienneté : la convention collective de la coiffure prévoit un maintien de salaire dès le 4e jour. Sophie vérifie le montant et organise un remplacement temporaire avec une extra. Quand Camille revient 3 semaines plus tard, Sophie organise la visite de reprise dans les 8 jours. Résultat : zéro erreur, zéro risque juridique.
Quand appeler un avocat ?
Dans la grande majorité des cas, un arrêt maladie se gère sans assistance juridique. Cependant, certaines situations nécessitent un conseil spécialisé :
– Arrêts répétés et prolongés qui désorganisent l’entreprise et vous font envisager un licenciement pour perturbation du fonctionnement
– Suspicion de fraude (salarié vu en vacances pendant son arrêt, activité concurrente)
– Inaptitude constatée par le médecin du travail suite à un arrêt long, avec obligation de reclassement
– Accident du travail ou maladie professionnelle qui entraîne des protections renforcées
